Política de privacidadPrivacy policy
Última actualización: 2026-11-05Last updated: 2026-11-05
Poll with AI es una aplicación para hacer entrevistas de campo guiadas por voz y validadas con inteligencia artificial. Esta política explica qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo ejercer sus derechos, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas de protección de datos de Colombia.
1. Responsable
PROVISION TIME S.A.S., NIT 900.614.447-9, Calle 85 # 41D-31, Bl. 9, Ap. 101, Conjunto Ciudad del Sol II, Barranquilla, Atlántico, Colombia. Correo para asuntos de datos personales: support@pollwithai.com. Teléfono / Phone: +57 301 427 9417.
2. Datos que tratamos
| Quién | Datos | Para qué |
|---|---|---|
| Todas las cuentas | Correo, nombre, rol, preferencias de la app, dispositivos para notificaciones, registro de acciones sensibles (fecha, acción e IP) | Dar acceso, seguridad, avisos y soporte |
| Encuestadores | Celular, año de nacimiento, género, país, departamento y ciudad; datos de pago y tributarios (cifrados); verificación de identidad (resultado) | Asignar estudios según perfil y ubicación, liquidar y pagar, cumplir obligaciones tributarias |
| Entrevistas | Audio de las respuestas, transcripción, respuestas estructuradas, ubicación GPS de apertura y cierre, horas | Validar que la entrevista es real y completa, y entregar resultados al cliente del estudio |
| Administradores | Datos de facturación; la tarjeta se guarda solo como token en la pasarela de pagos | Cobrar el uso de la plataforma |
A las personas entrevistadas se les pide consentimiento por voz antes de grabar. No recogemos su nombre salvo que el cuestionario lo pida expresamente.
3. Encargados y transferencias
Usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta: Google Cloud y Firebase (almacenamiento, autenticación, servidores en EE. UU.), Google Vertex AI, Anthropic y OpenAI (análisis de audio y texto con IA; no usan los datos para entrenar sus modelos según sus condiciones empresariales), ElevenLabs (voz sintética de textos de la app, sin datos de entrevistados), Resend (correo), Meta WhatsApp (avisos, solo con su autorización), Didit (verificación de identidad) y Wompi (pagos). Algunos están fuera de Colombia; la transferencia se hace con garantías contractuales adecuadas.
4. Seguridad
Los datos viajan cifrados; los datos de pago y los secretos se guardan cifrados; el acceso se limita por rol; las cuentas de gestión usan verificación en dos pasos; las acciones sensibles quedan en una bitácora de auditoría.
5. Conservación
Los datos de la cuenta se conservan mientras esté activa. Al eliminarla borramos el acceso y los datos personales; las entrevistas se conservan sin datos del encuestador como evidencia del estudio y las liquidaciones el tiempo que exige la ley contable y tributaria. La bitácora de auditoría se borra automáticamente al cumplir su plazo.
6. Sus derechos
Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización y pedir prueba de ella, escribiendo a support@pollwithai.com. Respondemos consultas en 10 días hábiles y reclamos en 15 días hábiles. Si no queda satisfecho, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio. Para eliminar su cuenta vea esta página.
7. Menores de edad
La app no está dirigida a menores de 18 años y no se deben entrevistar menores sin la autorización de su representante.
8. Medición de uso (Google Analytics)
Usamos Google Analytics (Google LLC, EE. UU.) para saber cuántas personas usan el sitio y la app, qué pantallas visitan y qué funciones les sirven, y así mejorarlos. Registramos datos de uso: pantallas, clics en botones, tipo de equipo y navegador, país y ciudad aproximados, y un identificador aleatorio. No enviamos nombres, correos, teléfonos, respuestas de entrevistas ni grabaciones, y no usamos estos datos para publicidad. En pollwithai.com las cookies de medición solo se activan si usted las acepta en el aviso, y puede cambiar su decisión en «Preferencias de cookies» al pie de la página. En la app la medición se puede apagar en Ajustes › Privacidad. Google conserva estos datos como máximo 14 meses.
Poll with AI is an app for voice-guided field interviews validated with artificial intelligence. This policy explains what data we process, why, who we share it with and how to exercise your rights, under Colombian data protection law (Law 1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013).
1. Controller
PROVISION TIME S.A.S., tax ID 900.614.447-9, Calle 85 # 41D-31, Bl. 9, Ap. 101, Conjunto Ciudad del Sol II, Barranquilla, Atlántico, Colombia. Contact for personal data matters: support@pollwithai.com. Teléfono / Phone: +57 301 427 9417.
2. Data we process
| Who | Data | Purpose |
|---|---|---|
| All accounts | Email, name, role, app preferences, notification devices, log of sensitive actions (date, action and IP) | Access, security, notices and support |
| Interviewers | Phone, birth year, gender, country, department and city; payment and tax data (encrypted); identity verification (result) | Assign studies by profile and location, settle and pay, meet tax duties |
| Interviews | Audio of answers, transcript, structured answers, opening and closing GPS location, times | Validate that the interview is real and complete, and deliver results to the study client |
| Administrators | Billing data; cards are stored only as a token at the payment gateway | Charge for platform use |
Respondents are asked for consent by voice before recording. We do not collect their name unless the questionnaire expressly asks for it.
3. Processors and transfers
We use providers that process data on our behalf: Google Cloud and Firebase (storage, authentication, servers in the US), Google Vertex AI, Anthropic and OpenAI (AI analysis of audio and text; under their business terms they do not train on this data), ElevenLabs (synthetic voice for app texts, no respondent data), Resend (email), Meta WhatsApp (notices, only with your consent), Didit (identity verification) and Wompi (payments). Some are outside Colombia; transfers rely on appropriate contractual safeguards.
4. Security
Data is encrypted in transit; payment data and secrets are stored encrypted; access is limited by role; management accounts use two-step verification; sensitive actions are recorded in an audit log.
5. Retention
Account data is kept while the account is active. When it is deleted we erase access and personal data; interviews are kept without interviewer data as study evidence, and settlements for as long as accounting and tax law requires. The audit log is deleted automatically when its period ends.
6. Your rights
You may access, update, correct and delete your data, withdraw consent and request proof of it by writing to support@pollwithai.com. We answer requests within 10 business days and complaints within 15. You may also go to Colombia's Superintendence of Industry and Commerce. To delete your account see this page.
7. Minors
The app is not intended for people under 18, and minors must not be interviewed without their guardian's consent.
8. Usage measurement (Google Analytics)
We use Google Analytics (Google LLC, US) to learn how many people use the site and the app, which screens they visit and which features help them, so we can improve them. We record usage data: screens, button clicks, device and browser type, approximate country and city, and a random identifier. We never send names, emails, phone numbers, interview answers or recordings, and we do not use this data for advertising. On pollwithai.com measurement cookies are only set if you accept them in the notice, and you can change your choice under «Cookie preferences» at the bottom of the page. In the app, measurement can be turned off in Settings › Privacy. Google keeps this data for at most 14 months.